3. 재고 실사(실사 입회) 시 주의사항
재고는 회사마다 보관 장소, 실사하는 단위/방법 등이 매우 다양하므로
전기 조서를 간단히라도 꼭 읽어보고 가는 것이 좋다.
그리고 금융실사와 달리 여러 변수가 생길 수 있으니
담당자 명함 등 연락처를 수령해
추후 보완 절차를 취할 수 있도록 준비.
<감사인 검증 방식 2가지> 표본(Sample) 검사 기본
1) B->F 방식: Book to Floor, 수불부에서 샘플링 해서 실물 재고 확인(실재성 관련)
2) F->B 방식: Floor to Book, 실물 재고에서 샘플링 해 해당 재고가 수불부에 있는지 확인(완전성 관련)
이렇게 2가지 방법으로 진행.
(floor 맞나요...? B->S 해서 F대신 S, site?를 쓰기도,,,?;;
잘 몰라 여튼~~ 장부에서 실물, 실물에서 장부~~)
<주의 사항>
- 외주 창고(3PL), 타처 보관 재고도 중요성을 고려하여 실사 수행 여부 판단
- 전기 조서 읽어보기, 명함 챙기기
- 어디 나가서 실사하라는 안내 메일을 받았는데 담당자 연락처, 실사 장소, 시간 등 애매한 부분이 있으면 되물어보기
- 특히 몇 개를 샘플링 하라고 알려주지 않은 경우 꼭 되물어보기 (B->F, F->B 각 각 몇 개? 아니면 총개수에서 B->F, F->B 배분할 비율은?)
- 롤백(roll-back) 및 롤포워드(roll-forward) 필요 여부 확인
- 복장은 편한 옷으로 (야외 실사의 경우 더러워져도 괜찮은 운동화, 롱패딩 등 방한 챙기기!!)
- 체크하다 틀릴 수도 있으니 가능한 연필 및 지우개로, 또한 잉크펜은 냉동창고에 들어갔을 때 순간 촉이 얼어서 안 나왔음
- 노트북 지참 (실사 리스트를 당일에 받았을 때 샘플링 수행 시 엑셀이 필요할 수도, 조서화가 필요할 수도 있음)
- 계산기 지참 (재고를 더하면서 계산할 수도 있음)
- 판때기 지참 (뭔지 알죠...? 받치고 쓸 거)
- 서명 날인할 '실사 표지 양식' 지참 (보통 여러 명이 나갈 경우 막내쌤이 챙겨 주기도 함, 또는 집에 프린터기가 있는 사람이 챙김)
- 전편에 설명한 금융실사 양식도 필요시 지참(갑자기 하게 될 경우도 있음)
- 만나면 명함 교환(연락처 확보)
- 필요시 실사전에 미리 양식에 싸인 받기 (담당자가 중간에 가야 한다거나 인원이 나뉘어서 실사를 하는 등...)
- 당일 실사하는 재고자산 리스트에 대해 출력물(하드카피) 및 동일 자료의 엑셀파일(소프트카피) 수령
- 방문하기 전 수불부를 받을 수 있다면 미리 받아서 무엇을 샘플링 할지 확인하는 것도 방법
- 꼭 전체 재고 리스트가 맞는지 물어보기~~(상품, 제품, 재공품, 반제품, 원재료, 저장품 등)
예전에 실사했을 때 생산 중인 재고를 빼고 준다던지, 실사하기 어려운 재고를 제외 후 수불부를 준 회사도 있었음.
- 재고가 분산되어 있는 경우 누락되는 site가 없도록 주의, 필요 시 재고 배치도가 있는지 질문
- 타처보관재고 유무 꼭 확인 (중요하니까 같은 얘기 계속 반복 중인 거 알겠죠?)
- 필요시 IPE(회사가 생산한 정보) Test를 위해 전산에서 직접 수불부를 다운 받는 것을 관찰하여
전산 재고(수불부)가 완전하고 정확하게 다운 받아졌는지 확인, 사진 촬영 (보통 잘 안 한다.)
- 실사가 어려울 것으로 예상되는 경우 무턱대고 진행하기보단 회의실에서 방법론, 인원 배치 등을 미리 상의하고 시작하기
- B to F / F to B 둘 다 수행
- 조서화를 해놓아야 하므로 당연히 B->F 방식으로 체크한 재고와, F->B 방식으로 체크한 재고를 구분 표시
(실사한 수불부의 하드카피도 스캔떠서 조서화 해놓아야 함)
- 실사 수량(샘플 수량)을 알아서 넉넉히 보라고 한 경우 전체 재고의 20% 정도는 볼까? 25개 정도는 볼까? 하는 느낌으로 보는 것도 괜춘
- 주로 인차지 및 재고 담당자의 몫이지만 중요성과 재고의 금액을 고려하여 샘플 수량을 정하거나,
내부통제 검증 이중 목적을 고려하여 회사가 실사하는 재고 단위를 통제활동의 빈도 등으로 간주,
가장 많은 경우 25개~60개 정도를 실사하기도 함. (내부 통제 Test 샘플 개수 차용)
- 단가 계산이 완료된 수불부를 받았다면 수량x단가가 높은 재고를 위주로 샘플링하는 것도 방법
- 수량만 표시되었다면 회사 담당자에게 수량이 많거나, 단가가 높은 것, 중요한 재고, 입출고 잦은 재고, 회사의 주요 재고 등을 질문하여 샘플링
- 당연히 금액이 작은 재고들도 적절히 샘플링에 포함되는 것이 좋음
- 장기체화재고/손상재고/폐기 예정 재고 등이 있는지 인터뷰, 그런 재고들이 별도로 관리되고 있거나 특정 보관 장소가 있다면 사진 찍어오기, 샘플링 시 고려
- 가급적 안전하게 샘플링 개수를 넘어서 넉넉하게 보고 올 것
- 실사 site 및 재고 사진 등도 찍어오면 좋다. (재고 보관상태, 물리적 접근 제한/보안 여부, 조서화 시 재고에 대한 이해도 증가)
- 수불부와 차이가 발생한 경우 차이내역에 대한 증빙 반드시 수령
(나중에 받을게요~ 하고 철수해 버리면 까먹거나 문제 발생 시 보완이 어려우므로 가급적 실사 당일날 바로 받거나,
아니면 증빙을 받기 전 전산으로라도 입출고 내역을 눈으로 확인해서 문제가 없겠다~ 정도의 느낌을 받고 오는 것이 좋다.
출고는 고객의 주문서/송장, 그로인한 출하증 등이 있겠고 입고는 검수증, 입고증 등이 있을 수 있겠다. 공장간 재고이동 명세서가 있을 수도 있고)
- 회사 담당자 서명 받기!!! 어쩔 수 없이 양식을 놓고 간 경우 수불부 빈 곳에 양식에 있는 문구를 간단히 적고 상호 간 서명을 해도 됨
- 재고 실사 조서 작성 후 실물은 해당 회사의 인차지, 또는 재고 담당자에게 전달 (우편함 등 활용)
- 조서 작성할 때 실사한 것의 결과만 적어놓지 말고 실사 시 받은 수불부의 '전체 엑셀 수불부'를 별도의 Tab.으로 붙여놓은 다음,
해당 수불부에서 실사한 샘플을 음영/체크 등으로 표시한 뒤 앞 페이지에 요약정리할 것.
(출력물로 받은 수불부와 엑셀이 일치하는지도 다시 확인하고 재고 담당자 입장에선
해당 실사 시 받았던 수불부를 나중에 결산 완료된 수불부와 대사할 필요도 있기 때문에)
